社長が変えるべきは人ではなく、組織の仕組み　―　なぜ人を代えても同じ問題が起きるのか

同じポジションで、何人入れ替えても、同じ問題が起きる会社があります。原因は、人ではなく、仕組みにあります。

ある会社では、バックオフィス（経理部門）の担当者を、3人続けて入れ替えました。

しかし、そのたびに、支払いの承認をめぐる同じ場面でつまずきがありました。「もっといい人材がいれば。」社長は、そう繰り返していました。

問題が「人」に見えてしまう構造と、よくある対策が効果を発揮しない理由、そして今日からできる改善の方向性を、できるだけ具体的に説明していきます。

変えるべきは、人ではなく仕組み

同じ問題が繰り返されるのは、そこに配置された人の問題ではなく、判断基準やプロセスという「仕組み」が整っていないことが原因です。

原因の構造　―　問題が「人」に見える理由

新しく着任した担当者は、最初はやる気に満ちています。

しかし、「いくらまでの支払いは、上長の確認なしで進めていいか」という基準が言葉になっていない環境では、何を優先すればいいのか分からないまま、自己流で対応するしかありません。

ある人は慎重になりすぎて確認に時間をかけすぎ、別の人は逆にスピードを優先して確認を省いてしまう。どちらも、本人の性格や能力の問題ではなく、基準がないために生まれるブレです。

結果だけを見ると、「その人の対応が悪かった」ように見えます。

しかし、同じ仕組みの中に次の人を置いても、同じことが起こります。問題は、人ではなく、仕組みの側にあるのです。

あなたの会社で繰り返されている問題は、担当者が代わっても起き続けていないでしょうか。

よくある対策が効果を発揮しない理由

多くの会社は、「もっと優秀な人を採用する」「研修を増やす」という対策を取ります。どちらも、一見理にかなっているように見えます。

優秀な人を採用しても、判断基準が共有されていなければ、その人も同じように自己流で判断するしかありません。

経理経験が豊富な人ほど、前職のやり方を持ち込んで、また違う対応をしてしまうこともあります。前職での「正しいやり方」と、この会社での「正しいやり方」が、同じとは限らないからです。

研修で知識を増やしても、実際の判断の場面で何を優先すべきかという基準がなければ、現場で使える形にはなりません。

「経理の基本」を学んでも、「この会社では、いくらまでなら確認なしで進めるのか」という、会社固有の基準までは教えてくれないからです。

改善の方向性　―　3つのステップ

ステップ1　繰り返されている問題を、1つ選ぶ

担当者が変わっても起きている問題を、1つ思い出してください。たとえば「支払いの承認で、毎回時間がかかる」など。

ステップ2　その場面での判断基準を、1文で書き出す

その問題が起きたとき、本来どう判断してほしいのかを、1つの短い文にしてください。たとえば「10万円未満の支払いは、確認なしで進めてよい」というように。数字や条件を、できるだけ具体的にすることがポイントです。

ステップ3　次に同じ場面が来る前に、共有する

書き出した基準を、次に同じ場面を担当する人に、事前に伝えてください。着任してから伝えるのではなく、着任する前に渡せると、なお良いです。

人を代える会社／仕組みを変える会社

この表からも分かるように、担当者を何人入れ替えても、基準を言葉にして引き継がない限り、同じ問題は形を変えて繰り返されます。

仕組みを変えない限り、同じミスが繰り返されます。人の問題ではありません。

ミニワーク

問い1　担当者が変わっても、同じように繰り返されている問題を、1つ思い出してください。

問い2　その問題が起きたとき、本来どう判断してほしいか、1文で書き出してください。

問い3　その1文を、次に誰に伝えますか。

3つとも、難しく考える必要はありません。思い浮かんだことを、そのまま書き出してみるだけで十分です。

まとめ　―　仕組みを変えれば、人は活きる

同じ問題が繰り返されるのは、人が悪いからではありません。

判断基準やプロセスという仕組みが整っていないだけです。

仕組みを整えれば、どんな人が担当しても、同じように判断できるようになります。

冒頭の会社も、3人目の退職をきっかけに、ようやく支払い承認の基準を書き出し、共有することにしました。それからは、新しく着任した担当者も、迷うことなく判断できるようになっています。

「結局、自分が判断している。」そう感じることはありませんか？　3分で組織の現状を確認できます。　

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