来年に向けて優先すべき改革　―　新しい制度の前に、判断の理由を整理する

来年の改革を増やしても、社長への確認が減るとは限りません。先に整えるべきものが、別にあるからです。

ある社長が、来年の計画を考える中で、「人事評価制度の見直し」「社内外研修の強化」「社内マニュアルの全面改訂」を、中心の課題に挙げていました。

来年に向けて、どの改革を、どんな順番で進めるとよいのか。この1ヶ月書いてきた内容を整理しながら、具体的に説明します。

最初に取り組むのは「判断の理由」の整理から

来年の改革で、最初に取り組むとよいのは、新しい制度ではなく、社長の判断の理由を整理することです。

例えば、「値引きは5%まで」は、判断の基準です。

しかし、これだけでは、どんな場面で5%まで値引くのかが、社員には分かりません。分からないから、確認が生じます。そこで、基準の後ろに、「なぜなら〜」という理由を付け加えます。

新しい制度は、その理由を土台につくるほうが、日々の仕事の中で使われやすくなります。社員が、納得したうえで動けるからです。

なぜ制度を整えても確認が減らないのか

評価制度を整えたり、研修を増やしたりしても、社員が日々の仕事で判断に迷う場面は、なくなりません。

迷った社員は、結局、社長のところへ確認に来ます。確認に対応するたびに、社長は自分の時間を使うことになり、本来ほかの仕事に使えたはずの時間が減っていきます。

制度が決めるのは、「何を評価するか」「何を学ぶか」です。

しかし、日々の場面で「どう判断するか」には、答えてくれません。「この場面で、なぜそう判断するのか」という理由は、制度には書かれていないからです。理由が社長の頭の中にしかない限り、制度が増えても、社長への確認は減りにくいままです。

例えば、社外研修で、ビジネススキルやAI活用、次世代リーダーの考え方を学んだとします。

学んだ内容は役に立ちますが、自社の場面で、いつ、どう活用するのかは、社長の判断の理由が分からないと、社員は決められません。

よくある対策が効かない理由

よくある対策①

人事評価制度を新しく整え直す

なぜ効かないのか

人事評価制度は、「何を評価するか」を決めるものです。しかし、日々の仕事の中で「どう判断するか」までは決めていません。評価の項目が増えても、判断に迷う場面そのものは減りません。

よくある対策②

社内外研修の数を増やす

なぜ効かないのか

研修で渡せるのは、一般的な知識や考え方です。自社の社長が、どんな理由で判断しているのかは、研修では伝わりません。研修のあとも、自社の場面になると、社員は社長に確認に来ます。

よくある対策③

1on1を導入して、社員と話す時間を増やす

なぜ効かないのか

1on1は、社員と話す時間をつくる取り組みです。

しかし、社員が「これでいいですか」と聞き、社長が「それでいい」と答えるだけで終わると、いつもの確認を、1on1の時間にしているだけになります。「なぜそう判断するのか」という理由を話さなければ、社員は自分で判断できるようになりません。

実践整理　―　優先順位の3ステップ

ステップ1　今年、繰り返された確認を棚卸しする

今年、社員から繰り返し受けた確認を、3つ書き出します。

「また同じことを聞かれた」と感じたものが対象です。長い文章も、カテゴリー分けも不要です。日々繰り返されている確認を、短い言葉で書くだけで構いません。

ステップ2　理由を一文で書く

3つのうち、最も多かった確認について、「なぜそう判断したのか」を一文で書きます。

この1ヶ月お伝えしてきた、「理由を一文添える」ことの続きです。

例えば、「値引きは5%まで。なぜなら、対等な関係を今後も続けていきたいから。」といった具合です。

ステップ3　来年の計画の最初に置く

その一文を、来年の計画の最初に入れます。

人事評価制度や社内外研修の見直しは、そのあとに進めます。先に土台を固めておけば、制度や研修を、自社の判断の理由に沿って設計できるからです。

比較表―制度を先に整える／判断の理由を先に整える

	制度を先に整える	判断の理由を先に整える
最初にやること	評価制度・研修の見直し	繰り返される確認の理由を一文で書く
社員の動き	新しい制度のもとでも確認に来る	理由を基に自分で判断する
社長の負担	確認の度に答える	例外的な場面だけ答える
１年後	制度は増えたが、確認の数は減らない	確認の種類が少しずつ減っていく

繰り返される確認の理由を一文にまとめる作業は、評価制度や研修と比べて、地味に見えるかもしれません。

しかし、判断の理由を少しずつ増やし、更新し続けていけば、社長への確認は徐々に減り、社長の負担も軽くなります。その分の時間を、ほかの生産的な仕事に使えるようになります。

ミニワーク

問い１

今年、社員から繰り返し受けた確認を、3つ挙げられるでしょうか。簡単なメモ書きで構いません。

問い２

そのうちの1つについて、判断の理由を一文で書くとしたら、どう書きますか。短い一文で構いません。

問い３

その一文を、来年の年初に、誰にどう伝えますか。年末に立てた計画を、年初の早い時期に実行に移すことをおすすめします。

まとめ　―　来年の最初の一歩は、一文の理由から

来年の改革は、新しい制度を足すことから始めなくて構いません。繰り返される確認の理由を、一文で整理するところから始められます。その一文が、社員が自ら判断する組織の土台になります。

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